Comment gérer son bien seul ?

Pour gérer votre bien, vous pouvez décider de confier la gestion locative de votre investissement locatif à une agence immobilière ou de gérer votre location seul. Si chacune des options présente des avantages et des inconvénients, le principal bémol de la gestion en direct est le temps qu'il faut y consacrer.

Afin d'économiser un temps précieux aux propriétaires qui ont choisi de gérer leur bien eux-mêmes, nous avons préparé une liste des tâches qu'ils devront maîtriser et effectuer une fois leur mise en location réussie :

1. Encaisser les loyers et transmettre les quittances

Quand et comment le locataire doit-il payer le loyer ?

La date et la périodicité de paiement du loyer et des charges doivent être fixées dans le bail. Le plus souvent, le loyer est payé mensuellement. Si beaucoup de bailleurs exigent le paiement du loyer au 1er du mois, nous vous conseillons d’en parler avec votre locataire : certains préfèrent fixer la date de paiement deux jours après la date de versement de leur salaire pour être sûrs de ne jamais avoir de retard par exemple. En tant que bailleur, vous n’avez pas le droit d’imposer un mode de paiement à votre locataire, il peut choisir le mode de paiement qui lui convient (chèque, virement ou espèces jusqu'à 1 000 €).

Quittances de loyer : quelles informations doivent-elles contenir et quand les envoyer ?

Une quittance de loyer est un justificatif qui indique que l’intégralité des sommes dues par votre locataire (loyers et charges) pendant une période déterminée a été perçue. Si votre locataire a partiellement payé les sommes dues, vous pouvez lui fournir un reçu mais ne devez pas lui envoyer de quittance. Les quittances de loyer peuvent aussi servir de justificatif de domicile à votre locataire dans certaines démarches administratives. Une quittance doit inclure, au minimum, les informations suivantes : le nom et les coordonnées du locataire, l’adresse du bien en location, le détail des sommes perçues (loyers et charges) et la période correspondante, ainsi que la date d’émission. Vous devez fournir gratuitement à votre locataire une quittance quand il vous le demande. Même si vous n’êtes pas dans l’obligation de le faire spontanément chaque mois, cela témoignerait de votre sérieux et de votre professionnalisme et peut être apprécié par votre locataire.

Comment relancer votre locataire en cas de retard de paiement ?

Si la date de paiement est passée et que vous n’avez pas reçu le loyer, prenez contact avec votre locataire : il peut s’agir d’un simple oubli ou de circonstances particulières. Sans réponse de sa part, vous pouvez lui envoyer une relance par courrier - nous vous conseillons de le faire par lettre recommandée avec accusé de réception. Si vous validez qu’il s’agit bien d’un impayé et que votre locataire ne se montre pas coopératif pour trouver une solution (comme un paiement échelonné par exemple) :

1. Adressez-lui une lettre de mise en demeure de payer (vous pouvez aussi envoyer une lettre similaire à sa caution, bien que certains propriétaires préfèrent attendre avant d'impliquer la caution).

2. Si, une quinzaine de jours plus tard, le locataire n'a toujours pas payé, envoyez un commandement de payer par huissier de justice. L'huissier devra aussi envoyer un commandement de payer à la caution 15 jours plus tard après celui du locataire.

3. Si un délai de 2 mois s'est écoulé et que vous n'avez toujours pas reçu la dette de loyer, vous pouvez saisir le tribunal d'instance dont dépend géographiquement le logement. Il faut garder en tête que ce délai de 2 mois est fixé par la loi et que vous devez avoir effectué les 2 étapes précédentes avant la saisie du tribunal d'instance.

N’oubliez pas que le taux d'impayés de loyer est estimé entre 2% et 3% en France et qu’il existe beaucoup de mesures à mettre en place pour vous protéger contre ce risque !

2. Régulariser les charges

Que sont les charges locatives ?

Les charges locatives, ou charges récupérables, sont les charges payées par le propriétaire et dont il peut demander le remboursement au locataire. La liste des charges récupérables est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987 et inclut notamment les charges liées à l'usage de la copropriété par le locataire et aux services dont il profite directement (comme par exemple les frais d'électricité des parties communes ou la taxe d'enlèvement des ordures ménagères).

Comment les charges locatives sont-elles payées par le locataire ?

Si vous louez en vide et qu'il ne s'agit pas d'une colocation, vous devez obligatoirement opter pour un paiement par provision, ou "charges réelles" : vous demandez au locataire chaque mois une provision pour charges et ne pourrez récupérer que le montant des dépenses effectives engagées au cours de l'année. Ainsi, vous fixez dans le bail une provision pour charges mensuelles, calculée sur la base des résultats antérieurs lors de la précédente régularisation des charges ou du budget prévisionnel de la copropriété. Une fois par an, vous procéderez à la régularisation des charges : si le total des provisions est plus élevé que la somme des dépenses réelles, vous rembourserez la différence à votre locataire ; sinon, c'est lui qui vous devra la différence.

Si votre location est meublée, ou que vous louez en vide à des colocataires, vous pouvez opter pour des charges réelles ou forfaitaires et devez préciser votre choix dans le bail.

Pour le paiement au forfait, le montant des charges forfaitaires doit être fixé dans le bail et il n'y pas de possibilité de régularisation. La loi Alur précise que ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles dont le locataire se serait acquitté. Le montant des charges forfaitaires ne peut être modifié en cours de bail mais peut suivre la même indexation que le loyer (nous couvrons la révision annuelle du loyer plus tard dans cet article). L'avantage principal du paiement forfaitaire des charges est la simplicité de gestion. Le désavantage est de n'avoir aucune flexibilité au cas où vous avez besoin de modifier le montant de ce forfait : même si vous vous rendez compte en cours de bail que vous n'avez pas comptabilisé une certaine dépense dans le forfait, vous ne pourrez pas demander un complément ou une régularisation à votre locataire. Il faut donc bien calculer le montant du forfait avant de signer le bail !

Comment calculer les charges récupérables et les régulariser ?

La régularisation des charges ne concerne donc que les charges réelles.

La régularisation doit être effectuée une fois par an en comparant le total des provisions pour charges demandées par le propriétaire et versées par le locataire au total des dépenses effectives.

Pour calculer ce montant :

1) Consultez le dernier décompte des charges de copropriété qui vous est fourni annuellement suite à l'assemblée générale annuelle. Vous y retrouvez l'ensemble des charges de la copropriété, votre quote-part individuelle ainsi que la part des charges récupérables pour le locataire.

2) Consultez votre dernier avis de taxe foncière afin de retrouver le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Ajoutez ce montant à la somme des charges récupérables figurant sur votre décompte de charges de copropriété. Si le total des dépenses est supérieur au montant des provisions pour charges déjà payées par votre locataire, vous lui demandez un complément en lui joignant les justificatifs des dépenses. Sinon, vous devez lui reverser le trop-perçu.

3. Procéder à la révision annuelle du loyer

Vous avez le droit d'augmenter le loyer en cours de bail une fois par an afin de prendre en compte l'inflation si et seulement si cela est prévu dans une clause d'indexation inscrite dans le contrat de location. Si une telle clause n'est pas présente dans le contrat, le montant du loyer reste constant pendant la durée du bail (sauf si vous réalisez d'importants travaux d'amélioration à vos frais).

La clause d'indexation doit indiquer la date de révision annuelle (si cette date n'est pas convenue dans le bail, le loyer sera révisé à la date anniversaire du bail) ainsi que le trimestre de référence pour cette révision (à défaut, ce sera le trimestre du dernier indice de référence des loyers connu lors de la signature du contrat de location).

Le calcul de l'augmentation de loyer est calculé sur la base de l'indice de référence des loyers (IRL). Mis à jour chaque trimestre par l'INSEE, l'IRL vise à garantir des augmentations de loyer en ligne avec l'inflation et fixe les plafonds des augmentations annuelles que vous pouvez exiger en tant que bailleur.

Pour calculer le nouveau loyer, il faut prendre :

• le montant hors charges du loyer avant l'augmentation (L)

• la nouvelle valeur de l'IRL correspondant au trimestre de référence (N)

• l'IRL du même trimestre de l'année précédente (P)

Le nouveau loyer est obtenu en effectuant le calcul suivant : (L x N) / P

La réévaluation annuelle du loyer n'est pas automatique : il faut que vous la demandiez à votre locataire. Vous disposez d'un délai d'un an, à compter de la date de révision, pour manifester de votre volonté d'appliquer la révision annuelle du loyer à votre locataire. Il faut noter que la révision du loyer prend effet le jour de la demande et ne s'applique pas rétroactivement.

Nous vous conseillons de le faire annuellement à la date de révision convenue dans le bail. Cette révision annuelle vous permet d'augmenter progressivement votre loyer afin de le garder au prix du marché, tout en gardant le même locataire en place !

4. Gérer les réparations et les travaux

A la mise en location, vous êtes dans l’obligation, en tant que bailleur, de délivrer un logement en bon état, décent et salubre.

Durant le bail, votre locataire doit prendre à sa charge les réparations locatives ou travaux courants détaillés dans le décret n°87-712 du 26 août 1987. Ces travaux correspondent principalement à “des travaux d’entretien courant, et de menues réparations, y compris les remplacements d'éléments assimilables auxdites réparations, consécutifs à l'usage normal des locaux et équipements à usage privatif” - par exemple, la peinture ou l’entretien du parquet.

D’autre part, vous avez aussi une obligation d’entretien et de réparation du logement. Les travaux qui incombent au bailleur incluent entre autres :

• les travaux nécessaires au maintien en l’état du logement (vétusté, vice de construction, etc.)

• les améliorations des parties communes

• les travaux d’amélioration de la performance énergétique du logement

Si votre locataire vous contacte pour vous signaler un incident :

1. Soyez réactif et prenez le temps de communiquer avec lui. Le locataire peut être jeune ou inexpérimenté, posez-lui les bonnes questions pour bien comprendre le problème et essayez de lui proposer des solutions. Souvent, une bonne communication avec le locataire pendant ces moments peut vous éviter l'intervention d'un artisan. Et même si ce n'est pas le cas, cela vous permet de rassurer votre locataire et de limiter les dégâts en attendant l'intervention de votre artisan (par exemple, certains locataires peuvent ne pas avoir le réflexe de couper l'eau suite à une fuite).

2. Entourez-vous d'artisans de confiance qui seraient prêts à intervenir rapidement en cas d'incident. Cela vous permettra non seulement d'éviter un déplacement sur place en déléguant la tâche à votre artisan, mais aussi d'avoir l'esprit tranquille quant à la qualité et aux coûts des travaux réalisés. Si vous n'en connaissez pas, demandez conseil à vos voisins ou au gardien de l'immeuble.

3. Informez votre locataire de la date prévue pour l'intervention, assurez-vous de sa disponibilité (ou de la possibilité d'intervenir en son absence) et prenez de ses nouvelles après l'intervention !

5. Déclarer vos revenus locatifs

Les revenus locatifs que vous générez, quel que soit leur montant, sont soumis à l’impôt sur le revenu ou à l'impôt foncier et aux prélèvements sociaux. Ils doivent donc être déclarés et viennent s’ajouter au reste de vos revenus. Le choix du régime d’imposition de vos revenus locatifs dépend du type de location (meublée ou vide) et du montant de vos revenus locatifs. Nous couvrirons les spécificités de chaque régime dans un autre article.